Mindig szerettem volna rendben tartani az életemet. Az elmúlt években több próbálkozást és kísérletet is tettem erre. Megpróbáltam teljesen digitalizálni az összes dokumentumomat, teendőimet, a közelgő eseményeket, a naptáramat – egyszóval: az életemet. Azt akartam, hogy bárhol vagyok egy pillanat alatt hozzáférhessek mindenhez. Borzalmas volt.
Gyakran elfelejtettem felvezetni a teendőimet vagy egyszerűen nem csatoltam hozzá emlékeztetőt és két évvel később bukkantam rá az elfeledett teendőmre. Megpróbáltam az egész digitális életemet automatizálni és szinkronizálni az összes készülékem között. De egyszerűen – legalábbis nekem – nem működött.
Később egy hasonló rendszert próbáltam felépíteni egy naplóval. Ez igazából elég jól működött, de hamar túlkomplikáltam az egészet és inkább stresszforrás lett, mint segítség.
Végelkeseredésemben újra elkezdtem produktivitásról szóló könyveket olvasni, de mindig utáltam azt a felfogást, amit a legtöbb ilyen könyv hirdet: „érj el minél több mindent minél kevesebb idő alatt!”. Én nem akartam sok mindent elérni kevés idő alatt. Egyszerűen csak a lényegesre szerettem volna koncentrálni. Tűnhet elfoglaltnak az ember, mintha értékes munkát végezne és rengeteg teendője lenne, holott közben csak kapkod egyik feladatról a másikra és mindet felszínesen, „a látszat kedvéért” végzi el.
Szeretem Seneca gondolatát észben tartani, ami nem feltétlenül a produktivitásra és az elfoglaltságra vonatkozik, de találhatunk benne párhuzamot:
A beteg lélek szokása az a hánykolódás. A kiegyensúlyozott elme legfőbb bizonyítéka szerintem az, hogy meg tud állni egy helyen és egyedül is el tudja tölteni az idejét. […] Sehol sincs az, aki mindenütt óhajt lenni.1
És senki sem tud elvégezni egy dolgot, ha mindent el akar végezni. Én egyszerűen nem tudtam a lényeges dologra koncentrálni, mert a „produktivitás guruk” bonyolult rendszerei mind azt követelték meg tőlem, hogy az energiám nagy részét azok használatára és a megtanulására fordítsam. Így a tényleges és lényeges teendőim feledésbe merültek.
Többek között olyan könyveket olvastam a témában mint Tiago Forte sikeres könyve, a Building a Second Brain (Egy második agy felépítése), az ex-Google munkatársak könyve, Make Time (Szakíts időt!) vagy Greg McKeown Lényeglátása. Több tucat technikát próbáltam ki, mire rájöttem, hogy egy nagy hibába estem. Azt feltételeztem, hogy ami másnak működik, nekem is fog. Ezek a szerzők éveket töltöttek a saját technikájuk tökéletesítésével – önmaguk számára. A rendszereik a saját életükre vonatkoztak, nem az enyémre. A nagy igyekezetemben, hogy rendszerezzem az életemet, a teendőimet és a gondolataimat, egy dolgot elfelejtettem: hogy saját magamra kell szabnom ezt a rendszert.
Ez a ráeszmélés volt talán a fordulópont, miután a rendszereim végre elkezdtek nekem dolgozni, és nem én dolgoztam azért, hogy azok működjenek. Így a továbbiakban megmutatom, hogyan készítettem egy személyre szabott rendszert, hogy talán egy hasonló folyamattal te is elkészíthess egyet magadnak és a saját igényeidnek.
A legelső dolog, amit tisztáznom kellett, az az egyszerűség volt. Nem akartam, hogy a rendszer használata plusz energiámba kerüljön – pofonegyszerűnek kellett lennie. Majd következtek a kérdések:
Mi az, amit már most rendszeresen használok? Kartotékkártyák. Ezeket használom kutatómunkára, a gondolataim feljegyzésére, ötletek tárolására, receptek rögzítésére, néha bevásárlólistának és van, hogy még a teendőimet is erre írom fel. Egy már használatban lévő rendszer átalakítása egyszerűbb, mint egy új megtanulása.
Mit részesítek előnyben? Analóg vagy digitális? Számomra egyértelműen analóg. Ez a válaszom egy hatalmas terhet vett le a vállamról, ugyanis azzal, hogy tisztáztam magamban, hogy analóg rendszert szeretnék használni, elfelejthettem az összes szoftvert, ami ezekkel foglalkozik.
A két kérdésre adott válaszból jött egy megoldás: egy egyszerű rendszer kártyákkal. Az egyszerűséget én egy kétlépcsős folyamatban határoztam meg:
Összegyűjtés egy helyre. Ezt neveztem el INBOX-nak.
Rendszerezés későbbi használatra.
Mivel az életem javarészt az írás körül forog, ez a rendszer is aköré épült. Később majd fogok írni arról is hogyan rendszerezem a hétköznapi teendőimet, de most csak az írói INBOX-rendszeremet mutatom be.
Még édesanyámtól kaptam egy fűszerrendszerezőt, de ő is azzal a szándékkal vette, hogy a kártyáimat rendszerezhetem majd benne. És igaza volt – pont erre volt szükségem.
Van egy INBOX fakk, amibe minden új és kategorizálatlan kártya kerül. Később ezeket átválogatom, hogy melyikből tudok írni egy keddi rövid e-mailt, vagy egy pénteki esszét, mint ez is.
Az INBOX fakk most tömve van, mivel a kártyák 90%-a a harmadik könyvhöz tartozó kutatómunka. A témamegjelölés a kártyákon a bal felső sarokban szokott lenni.
Ha valamit felhasználtam, utána az archívumba kerül. Itt vannak például az első és második könyvemhez tartozó jegyzetek, vagy régebbi írásaim és feljegyzéseim. Ezeket rendszeresen át szoktam olvasni, mert vannak köztük elfeledett kincsek. Az eltávolodásról szóló esszéhez például másfél éve készített kártyákat is felhasználtam.
Lényegében így épül fel az INBOX-rendszerem:
Egy helyre gyűjtés.
Rendszerezés.
Archiválás használat után.
Rendszeres átolvasás.
Remélem találtál benne olyan gondolatot, ami segíthet a saját rendszered kialakításában.
Veled mi a helyzet? Van saját, személyre szabott rendszered? Milyen értékes tapasztalatra jöttél rá, amikor egy ilyen rendszert alakítottál ki?
Szép hétvégét nektek!
Pityu
Seneca: Erkölcsi levelek. Budapest, Helikon Kiadó, 2019, II./1-2.